İş Süreklilik Planı

İÇİNDEKİLER

  • Genel
  • Öncelikler ve Sorumluluklar
  • Önemli Riskler ve Minimize Etme Ölçüleri
  • Varsayımlar
  • Görev ve Sorumluluklar
  • Acil Durum İyileştirme Süreci
  • Bilgi ve İletişim Teknolojileri

I. GENEL

Büromuz,  günümüz insanının gelişen ve giderek karmaşık hale gelen gerek ticari, gerekse özel ilişkilerinde ortaya çıkacak hukuki sorunlarına bilimsel bir yaklaşımla sonuca götürecek çözümler üretmek amacıyla Avukat–Müvekkil ilişkisi çerçevesinde hizmet üretimi sağladığından, yasal sınırlar ve mesleki etik kuralları çerçevesinde, İngilizce ve Fransızca danışmanlık hizmetleri de dâhil olmak üzere en etkin ve en verimli hizmet sağlamak hedefiyle, kurucu ortak Prof.Dr. Erden KUNTALP, Prof.Dr. Sabih ARKAN, Av.Dr. Güzin PEKGÜÇLÜ ve büromuz içinde yarı bağımsız çalışan Av. Pınar GİRGİN, Av. Gülcecan BİÇER, Av. Kübra KÜÇÜK, Av. Burcu KAŞ, Av. Funda ATEŞ ile büromuz içinde tam zamanlı beş avukat çalışmakta ise de işbirliği yaptığımız Pekgüçlü-Işıkyıldız Ortak Avukatlık Bürosu avukatları ve diğer sözleşmeli yetkili avukatlarımızla tam bir işbirliği içinde ve yakın temas halinde çalışmaktadır. Ayrıca Barış Hukuk Bürosu ve diğer yerel avukatlar; başta İzmir, Denizli, Eskişehir, Kocaeli, Antalya olmak üzere 63 il ve ilçede yerel avukatlarla işbirliği yaparak Türkiye’nin her yerinde dava ve icra takiplerini izlemektedir.

Türkiye genelinde hizmet veren Büromuzun kurumsal bir yönetim düzeni içinde çalışabilmesi için risk yönetimi ve denetiminin temini zorunludur. Bu bilinçle faaliyet gösteren Büromuz, faaliyet gösterdiği alanlardaki potansiyel riskleri yönetmeyi, izlemeyi ve stratejileriyle iş süreçleri arasında denge sağlamayı temel hedef olarak benimsemektedir. Kabul edilen sürdürülebilir büyüme hedeflerine ulaşmak için belirlenen stratejiler doğrultusunda risklerin etkin bir biçimde belirlenmesi, ölçülmesi ve yönetilmesi amacıyla sistemler oluşturulmaktadır.

Faaliyet alanlarımız kapsamında, bulunduğumuz çevresel koşullarda yapılan risk analizleri sonucunda muhtemel acil durumların, doğal afetler(deprem, yangın) ve teknolojik(uzun süreli elektrik kesintisi, bilgi işlem malzemelerinin kullanım dışı kalması vb.)  acil durumlar olabileceği değerlendirilmiştir.

Büromuzun faaliyetlerinin bütünü açısından,

  • Dosyalara ilişkin bilgilerin doğruluğu ve güvenilirliği, müvekkillerin doğru ve zamanında bilgilendirilmesi,
  • Çalışma sistemimizin müvekkilin talepleri ile uyumlu hale getirilmesi ve aynı zamanda etkinlik ve verimliliğin sağlanması,
  • Büro varlıklarının korunması ve geliştirilmesi,
  • Gerek müvekkiller gerek çalışanlar açısından, mevzuata uygun, güvenli, şeffaf bir hizmet ve çalışma ortamı yaratılması ilkeleri ışığında, denetim ve kontrol sağlanarak iş yürütülmekte, olası acil durumlarda iş sürekliliği sağlanmaktadır.
  • İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemine uygun olarak muhtemel kaza ve acil durumlar için hazırlanan Acil Durum Planı’nda da belirtilen hususular dâhilinde meydana gelebilecek muhtemel olaylar karşısında izlenecek prosedürler müteakip maddelerde belirlenmiştir.

Büromuzun iş süreçlerinde beklenmedik olumsuz olaylar söz konusu olduğunda;

  • Müvekkillerimize sunulan hizmetlerimizde devamlılığı sağlamak,
  • Yasal ve üçüncü kişilere karşı olan sorumluluklarımızı zamanında yerine getirmek,
  • İş akışlarımızda karmaşıklığa / kesintiye sebebiyet vermeyerek, felaketlerin iş süreçlerimize olan etkilerini azaltmak,
  • Felaket anında çalışan ve o esnada büromuzda olan müvekkillerimizin can kayıplarını asgariye indirmek,
  • Beklenmedik durumlarda varlıklarımızı en iyi şekilde korumaya almak amacıyla kritik iş süreçlerine odaklı, risk bazlı, işlevsel bir iş devamlılığı planına sahip olmak büromuzun varlık ve itibarını korumak açısından hayati öneme sahiptir.

Ayrıca, iletişim  ve bilgi işlem teknolojilerindeki gelişmeler sonucunda avukatlık sektöründe de bilginin saklanması ve korunması, bir başka ifadeyle veri tabanlarının güvenliği, kurumun maddi varlıklarının (binalar, ekipmanlar) ve insan kaynağı kadar önemli hale gelmiştir. Veri kaybı, en ciddi kayıplara yol açabilecek bir risk faktörü olarak görülmektedir. Verilerin korunması ve bilgi sistemlerinin en kısa sürede ayağa kaldırılması, müvekkillerin menfaatlerinin korunabilmesi ve hukuki işlemlerin yasal sürelerde yapılabilmesi açısından asli önemi haiz olduğu gibi, bir kurum olarak sektördeki varlığının muhafazası açısından da gerekli bulunmaktadır. Bilgi varlıklarının korunması sadece bilgi işlem sorumlusunun değil, uzun dönemli stratejik bir planın parçası olarak Büro ortaklarının sorumluluğundadır.

1. Acil Durumda İş Sürekliliği Planlaması

Acil bir durumda Büromuz üç  temel tehlike ile karşı karşıyadır;

  • İletişim ve telekomünikasyon imkânlarının yitirilmesi,
  • Bilgi işleme kapasitesi ve olanaklarının yitirilmesi,
  • Eğitimli insan kaynağının yitirilmesi.

Acil durum planında aşağıdaki hususlar önceliklidir;

  • Personel ve müvekkillere bilgi verilmesi,
  • Telekomünikasyon ve iletişim kanallarının tespiti,
  • Bilgi işleme olanaklarının yeniden yapılandırılması,
  • Fiziksel güvenlik,
  • Personelin yeniden yerleştirilmesi.

Acil durumda  iş devamlılığı stratejisi;

İş devamlılığı planında, Büro hizmetleri normale dönene kadar alınması gereken aksiyonlar, Büro yöneticileri ile birlikte kararlaştırılarak oluşturulacaktır. Bu kapsamda değerlendirilmesi gereken başlıca konular arasında; telefon bağlantısı, elektrik bağlantısı, internet erişimi, veri iletişimi, bilgi işlem sistemleri, kritik personel sayılabilir.

Büromuzda acil bir durum nedeniyle hizmet verilememesi durumunda öncelikle Pekgüçlü-Işıkyıldız Ortak Avukatlık Bürosu’nun imkanları kullanılarak yasal süreli işler öncelikle yapılacak ve hak kaybı önlenecektir.

2. Risk Kontrolü ve Acil Durum Yönetimi

Riskleri azaltmak için önerilen kontrollere ilişkin fayda maliyet analizi yapılarak tedbirlerin etkin ve verimli olmasının sağlanması gerekliliği dikkate alınarak,  Risk Değerlendirmesinin belli başlı aşamaları şu şekilde belirlenmiştir;

  • Büronun karşı karşıya olduğu potansiyel risklerin tespit edilmesi,
  • Büro içinde Risk Azaltma/ Önleme,
  • Olasılıkların değerlendirilmesi.

Yapılan tespit ve değerlendirmeler raporlanacak, alınacak tedbirler ile birlikte, kabul edilebilir risk seviyesinin tanımlanması için Büro ortaklarının onayına sunulacaktır.

Risk kontrolünde, kayıp olasılığı ve etki derecesinin azaltılması için öncelikli konular aşağıda belirtilmiştir:

  • Yerleşim ve fiziksel güvenlik,
  • Binanın durumu, komşular, altyapı, coğrafi yerleşim,
  • Koruma, ortaya çıkarma, bildirme ve önleme prosedürleri,
  • Güvenlik ve erişim kontrolü,
  • Personel prosedürleri ve süreç kontrolü,
  • Bilgi güvenliğinin sağlanması,
  • Hasar önleyici bakım onarım,
  • Servis ve altyapının gözden geçirilmesi,
  • Risklerle ilgili felaket senaryolarının aşağıda belirtilen kritere dayandırılarak tesis edilmesi:
  • Büyüklük olarak ağır /şiddetli olması
  • Olabilecek en kötü zamanda olması
  • Organizasyonun işini yürütme yeteneğinde ağır ya da onarılmaz sonuçlara yol açması

Risk değerlendirilmesinde Büronun olası güvenlik açıklarının tespit edilmesi ve  aşağıda belirtilen güvenlik risk kategorileri dahil edilerek, risk ve tehlikeleri önleyecek/azaltacak, uygun maliyetli, etkin güvenlik önlemleri tasarlanmalı ve Büro ortaklarına  önerilmelidir.

. Fiziksel/Bina güvenlik

. Bilgi güvenliği: Sistem odası ve veri güvenliği

. İletişim/haberleşme güvenliği: Ses ve veri iletişimi güvenliği

. Network güvenliği: Intranet ve internet güvenliği

Zararın belirlenmesinde ölçülebilen kayıplar ile ölçülemeyen kayıplar dikkate alınmaktadır.

Ölçülebilir Kayıplar;

  • Müvekkil kaybı,
  • Eleman kaybı,
  • Parasal yasal yaptırımlar,
  • Mal kaybı,
  • Gelir kaybı,
  • Artan çalışma maliyeti.

Ölçülemeyen Kayıplar;

  • Güven, imaj/itibar kaybı,
  • Nitelikli eleman kaybı,
  • Moral ve motivasyon kaybı,
  • Parasal olmayan yasal yaptırımlar.

Risk kontrolü bağlamında iş etki analizi yapılırken de, iş fonksiyonları ve kayıt/belgelerin kritikliği tanımlanmış ve önem sırasına göre aşağıda belirtilen temel hususları tespit edilmiştir;

  • Kritik fonksiyonlar tanımlanmış: İş fonksiyonları, destek fonksiyonları, bağımlılıklar
  • Kritik İş fonksiyonları, önem sırasına göre düzenlenmiş (öncelikli olarak, elektrik kesintisi ve dolayısıyla internet bağlantısının ve UYAP’a erişimin kaybı riskine karşı, jeneratör temin edilmiş, veri güvenliğimiz, server ve  yedekleme sistemi ile sağlanmış ve iki ayrı büro mekanında çalışma ortamı yaratılarak donanım kaybı riski ve fiziki koşulların elverişsizliği riskine karşı alternatif yaratılmıştır, ayrıca arşivleme de ayrı bir mekanda yapılarak kayıp riski azaltılmaya çalışılmıştır)
  • Kritik kayıt / belgeler tanımlanmış ve önem sırası belirlenmiş (dava ve takip dosyaları, danışmanlık dosyaları ve Büromuzun yönetimsel kayıtlarını içeren dosyalar)

Kritik / öncelikli olarak belirlenen süreç ve faaliyetlerin devamlılığını sağlamak üzere gerekli kaynakların tespiti, devamlılık planlamasının kritik unsurlarından olduğundan,  öncelikle gerekli kaynaklar tespit edilmiş ve  sonra da, acil durumun meydana gelmesi halinde bu kaynakların ne şekilde temin edileceğine yönelik planlama ve gerekli yedekleme çalışmalarının yapılmıştır. (Öncelikli kaynak elektrik olduğundan, iki ayrı büro mekanına da jeneratör temin edilmiş, bilgisayarların kaybı ihtimaline karşı ikinci büro mekanındaki bilgisayarların kullanımı öngörülmüş, Büro elemanlarını etkileyen bir olağanüstü hal ihtimaline karşı, işbirliği yaptığımız bağımsız avukatlardan yardım alınması planlanmıştır. Büromuzun araç ihtiyacı da, özel bir araç ve şoförle karşılanmakta ise de, olağanüstü bir durumda Büro ortaklarının araçlarının kullanımı öngörülmüştür.)

Bir acil durumun meydana geldiğinde Büro çalışanlarının ve acil durum esnasında Büroda bulunan müvekkillerin can kayıplarının ve yaralanmalarının asgariye indirilmesi amacıyla, Büromuzda acil çıkış kapıları işaretlenmiş, yeterli sayıda yangın söndürme cihazı temin edilmiş, ilk yardım malzemesi sağlanmış ve Büro çalışanlarına gerekli eğitim verilmiştir. Ayrıca kurtarma ve ilk yardım ekiplerinde görev alacak çalışanlar da belirlenmiş bulunmaktadır.

Diğer yandan, acil durumlarda varlıkların korunması amacıyla,  Büromuzun server yedeklemeleri iki ayrı mekanda muhafaza edilmekte, bir yedekleme için acil durum ve hasar oluştuğunda, diğerinin kullanılması suretiyle sisteme ulaşım mümkün olabilmektedir. Ayrıca, iki ayrı büro (KAP ve Pekgüçlü-Işıkyıldız Ortak Hukuk Bürosu) mekanı kullanıldığından, birinde meydana gelecek acil durumda diğer mekanda hizmet sürekliliği sağlanabilecektir.  Böylece yasal sürelerin kaçırılması riski önlenmiş olacaktır. 

3. Acil Durum Sonrası Önlemler ;

Acil durum sona erdiğinde, öncellikle yasal süreler kontrol edilecek ve veri kaybı olup olmadığı tespit edilecektir. Zarar gören dosya var ise belgelerin UYAP veya adliyeden temini suretiyle dosya ihyası sağlanacaktır. 

Meydana gelen acil durum sonrasında acil durum planına göre kurtarılan araç, gereç, cihaz ve malzeme ile birlikte iş sürekliliği planını uygulayarak, çalışanlar bilgilendirilecek, gerekiyorsa binada yapılacak tadilat tamirat sonrasında, yedeklemesi yapılan bilgi ve verilerle ilave alınacak araç gereç malzeme temini ile iş iyileştirme prosedürüne uygun olarak yeniden eski hale getirilecektir.

İş iyileştirme esnasında, gerekiyorsa geçici bir ofis kurulacak, ilgili kişilerle iletişime geçilecek, büroda görevli personele yeniden görev dağılımı yapılacaktır.

4.. Acil Durum ve İş Sürekliliği Planının Büro İçindeki Sorumluları;

Büromuzda risk yönetimi, iç kontrol mekanizmaları ve acil durum iş sürekliliği Büro ortağı olan Av.Dr. Güzin PEKGÜÇLÜ’nün sorumluluğunda ve kontrolündedir.

Kabul edilen sürdürülebilir büyüme hedeflerine ulaşmak için belirlenen stratejiler doğrultusunda risklerin etkin bir biçimde belirlenmesi, ölçülmesi ve yönetilmesi amacıyla oluşturulan alt birimler;

  • Acil Durumlarda Haberleşme Sorumlusu: Acil durum ile karşılaşan her personel süratle tüm çalışanları bilgilendirecek, olayın cinsine göre gerekli yardım personeli veya kuruluşuna haber verecektir.
  • Tahliye Sorumlusu: Olaydan zarar görmeyen her personel sorumluluk bölgesinden başlayarak tahliye edilmesi gereken malzeme ve cihazları olay bölgesinden uzaklaştırarak koruma ekibine teslim edecektir.
  • Yangın Söndürme Ekibi Sorumlusu Hikmet Karagöz ve Pınar Girgin’dir. Ekip personeli ile birlikte müdahale ekibi gelinceye kadar gerekli tedbirleri alarak yangının yayılmasını engelleyecek, imkânı varsa söndürecektir.
  • Kurtarma Ekibi Sorumlusu Nilgün Ertunç ve Elif Kurdoğlu’dur. Olaydan zarar görmesi muhtemel araç ve gereçleri zarar görmeden kurtararak koruma ekibine teslim edecektir.
  • Koruma Ekibi Sorumlusu, Seher Gökmen ve Hikmet Karagöz’dür. Kendisine teslim edilen malzemeleri iş iyileştirme sürecinde kullanılmak üzere gerekli tedbirleri alarak muhafaza edecektir.
  • İlk Yardım Ekibi Sorumlusu, Seher Gökmen ve Güzin Pekgüçlü’dür. Olay anında varsa zarar gören personele sağlık ekipleri gelinceye kadar ilk yardım yapacak ve gelen sağlık ekipleri ile koordinasyon sağlayacaktır.
  • Kaza veya Acil Durumun Raporlanması sorumlusu, Güzin Pekgüçlü’dür. Meydana gelen kaza ve olayın yetkili ve ilgili kişi ve kurumlara bildirilmesini ve gerekli belgelerin düzenlenmesini sağlayacaktır.

5. Önemli Riskler ve Minimize Ölçütleri ;  

Çevresel ve teknolojik faktörler değerlendirildiğinde; Site içerisinde, dört katlı müstakil bir binada hizmet veren Büromuzun teknolojik altyapısının geliştirilmesi, denetimde kullanılacak veya genel kontrol süreçlerini geliştirecek verilere erişebilmek için gerekli verilerin elektronik ortamda sağlanması ve muhafazası suretiyle risk kontrolü temin edilmektedir. Özellikle elektronik postaların güvenliği, internete güvenli ve süratli erişim, UYAP sisteminden kesintisiz yararlanma ve elektrik kesintileri durumunda alternatif enerji kaynağı temini sayesinde teknolojik riskin azaltılması amaçlanmıştır.

Büro içerisinde kullanılan yazılı yedekleme süreçleri prosedürünce, veri dosyalarının listelenmesi, içerikleri ve konumlarının belirlenmesi, donanım, yazılım ve ağ süreçlerine ait tanımlayıcı belgeler, veri bütünlüğü, müvekkil gizliliği ve çıktıların, saklama araçlarının ve donanımın fiziki güvenliğini sağlamak için büro içerisinde yapılan yedekleme dışında ayrıca işbirliği yaptığımız Pekgüçlü-Işıkyıldız Ortak Hukuk Bürosu’nun imkânlarından da faydalanılmaktadır.

Fiziki şartlar değerlendirildiğinde oluşabilecek muhtemel acil durumlarda büromuzun bodrum katında bulunan acil çıkış kapısı tüm personel tarafından kıymetli evrak doküman ve malzeme tahliyesi maksadıyla kullanılmaktadır.

Gerekli durumlarda büro dışından UYAP sistemi üzerinden de dosya takibi ve gerekli işlemlerin yapılması risk paylaştırma bakımından önem arz etmektedir.

Aşağıda bulunan listede ilgili telefon numaraları bulunmaktadır.
İtfaiye 110
Ambulans 112
Zehir danışma 114
Polis imdat 155
Alo Afet 122
Alo DASK 125
İtfaiye 110
Doğalgaz Acil 187
Sağlık Danışma 184
Kuntalp-Arkan-Pekgüçlü Ortak Avukatlık Bürosu 0 312 438 63 03 
Pekgüçlü-Işıkyıldız Ortak Avukatlık Bürosu 0 312 440 45 16 
Av.Dr.Güzin Pekgüçlü 0 532 384 16 36
T.C. Adalet Bakanlığı 0 312 418 10 77 
Ankara Barosu 0 312 416 72 00
Ankara Adliye Sarayı 0 312 509 31 80 

KUNTALP-ARKAN-PEKGÜÇLÜ

ORTAK AVUKATLIK BÜROSU

Av.Dr. Güzin PEKGÜÇLÜ